Лучший способ провести совещание

Продукт совещания — принятое решение. Качество этого продукта зависит от процесса, организованного во время совещания. Люди, собравшиеся вместе, могут взаимодействовать конструктивно, а могут впустую потратить время.

Три иллюзии, из-за которых ежедневно теряются миллионы человеко-часов:

1. Для совещания достаточно собрать вместе тех, кого удалось найти и поговорить о текущих делах в течение некоторого времени.
2. Те, кто пришёл на совещание, готовы к нему по определению, иначе бы они просто не пришли, так что вся необходимая информация у них уже есть.
3. Люди все взрослые, сами смогут договориться, в каком порядке высказываться, и сколько времени каждому дать для выступления.

Опытные руководители, ценящие каждую минуту своего дня, относятся к проведению совещаний несколько иначе. Вот десять «алмазных резцов», с помощью которых можно придать рядовому совещанию нужную «огранку».

Алмазный резец #1 – Оцените необходимость встречи

Не каждый вопрос нужно решать обязательно на совещании. Иногда достаточно личной встречи, разговора по телефону или обмена несколькими сообщениями в мессенджере.

Для оценки необходимости встречи на совещании используйте чек-лист:

🔲 есть проблема, которая касается многих, и её нужно решить совместно

🔲 есть возможности, реализацию которых важно рассмотреть совместно

🔲 есть задачи, выполнение которых важно скоординировать совместно

🔲 есть стратегия, которую важно согласовать и выработать план действий

🔲 есть ошибка, которая влияет на работу многих, и её важно обсудить

Если ни один пункт этого списка не подходит в качестве повода для встречи, скорее всего, совещание будет нерентабельным — потраченное время участников будет стоить дороже, чем приобретения от реализации принятых на нём решений.

В этом случае вместо совещания создайте чат, используйте емайл-рассылку, видео-конференцию, если нужно, договоритесь о встрече тет-а-тет с человеком, чьё мнение для Вас важно, или которому Вы хотите дать свою обратную связь.

Если же Вы отчётливо видите, что для принятия решения нужно участие «коллективного разума», позаботьтесь о том, чтобы суммарное время всех участников было использовано с максимальной эффективностью и привело к ценному результату.

Алмазный резец #2 – Определите цель совещания

Ясная цель задаёт направление и тонус встречи. Это позволяет участникам быстрее понимать друг друга, создавать договоренности и принимать решения.

Важно сформулировать цель совещания таким образом, чтобы она помогала участникам понять, что именно им предстоит делать на совещании.

Как не стоит формулировать цель совещания: «Поговорить о том, как…», «Пообщаться на тему …», «Обсудить, кто …», «Поделиться мнениями о …».

Варианты точных формулировок цели совещания: «Принять решение по вопросу…», «Спланировать действия по…», «Договориться о …».

Сообщите о цели совещания всем приглашённым участникам в момент их приглашения. Совещание состоится тогда-то там-то во столько-то часов, цель совещания: такая-то. Например, «принять решение о продолжении проекта», или «выработать план выхода из кризиса», или «создать договоренность о действиях».

Начните встречу с приветствия участникам и снова назовите цель совещания.
Фокус внимания на цели помогает всем участникам наиболее эффективность задействовать свои ресурсы внимания и энергии, создавая наибольшую пользу.

Алмазный резец #3 – Пригласите заинтересованных

Самые эффективные совещания проходят с участием заинтересованных лиц, чтобы обеспечить принятие точных решений, которые будут выполнены.

Бессмысленно приглашать на совещание человека, исполняющего лишь представительские функции, но не обладающего полномочиями принимать решения по ключевым вопросам.

Если ключевое лицо, принимающее решение, не может принять участие во встрече, попросите об участии его подчиненного, которому он делегирует временные полномочия по принятию решения. В идеале, это человек будет способен говорить от имени своего руководителя, и – по меньшей мере – он сделает записи и отчитается.

Если на совещании присутствует кто-либо с целью иной, кроме участия в принятии решения (например, стажёр или консультант), представьте его остальным участникам и проясните его роль и степень вовлечённости в процессы принятия решений. В этом случае от него не будут ожидать активной позиции в процессе обсуждения, и он сможет участвовать в совещании, находясь «за кругом».

Направляя приглашения тем, кто, по Вашему мнению, должен обязательно быть на совещании, укажите в приглашениях исчерпывающую информацию для них:

• Цель совещания
  Коротко и конкретно, начиная с глагола – «Решить…», «Принять…», «Договориться…»
• Время совещания
  Укажите точное время начала и длительность совещания (не более 50 минут). За это время вполне возможно решить любой вопрос.
• Место встречи
  Укажите точный адрес встречи, этаж, номер кабинета или переговорной. Предусмотрите, что если кто-либо из участников не бывал здесь раньше, им может понадобиться Ваша помощь. Дайте номер контактного телефона.
• Состав участников
  Укажите, кто будет участвовать в совещании: имя, фамилия, должность. Эта информация будет полезна участникам на этапе подготовки к совещанию.
• Подготовка данных
  Сообщите, какая информация понадобится участникам для конструктивного участия в совещании, с чем они должны предварительно ознакомиться, чтобы не искать эти сведения во время совещания.

Алмазный резец #4 – Выберите время встречи

Когда точно не стоит проводить совещания – это утро понедельника и вечер пятницы. Утром первого рабочего дня недели все погружены в текущие задачи, требующие внимания, а вечером последнего дня все уже предвкушают выходные и подводят итоги недели.

Оптимальное время для совещания — это один из дней в середине недели, время перед обеденным перерывом. В этом случае ни у кого не появится искушения затягивать время и выходить за рамки обозначенного тайминга. Плюс, если кому-то захочется продолжить общение после официального завершения совещания, они смогут сделать это во время ланча.

Конечно, если совещание имеет экстренный характер, тогда выбирать не приходится, и Вы проводите его срочно, как только представится возможность собрать вместе всех заинтересованных лиц.

Алмазный резец #5 – Задайте рамки встречи

Разумные границы помогают процессу совещания развиваться конструктивно, а участникам придерживаться рекомендуемой линии поведения и регламента.

Рамки начала и завершения

Совещание начинается вовремя и заканчивается вовремя. Крепко держите эту рамку и не позволяйте никому её нарушать. Это залог Вашей репутации лидера. Почему так важно начинать вовремя? Этим Вы показываете ценность времени — Вашего и всех участников. Почему так же важно завершать вовремя? Этим Вы подчёркиваете ценность решения, которое принимается на совещании. Если время истекло, а решение не принято — не нужно брать дополнительное время. Есть высокий риск, что в дополнительное время будет принято слабое, неточное решение, вызванное лишь спешкой и давлением срочности.

Рамки регламента выступлений

Есть люди словоохотливые, и есть лаконичные. И те, и другие могут внести ценный вклад в достижение цели совещания, когда им предоставят слово. Важно лишь позаботиться, чтобы словоохотливые не использовали всё время совещания на свои выступления, и лаконичным удалось озвучить своё мнение.
Задайте рамки регламента для выступлений, например, не более трёх минут. Делегируйте кому-либо из участников функцию контролёра времени, чтобы он мог напоминать выступающему о лимите минут на его выступление.

Алмазный резец #6 – Обеспечьте модерацию

Модератор — это человек, создающий и удерживающий структуру совещания, которая состоит из нескольких «рамок». Ведущий совещания и модератор — не обязательно одно и то же лицо. Ведущим может быть руководитель высшего звена, а модератором — приглашённый консультант или специально обученный сотрудник.

Задача модератора — обеспечить достижение цели совещания, управляя процессом групповой коммуникации участников. Для этого он использует различные методы и техники организации совместной работы, вовлекая участников в процесс обмена мнениями и принятия решений.

Модератор обозначает все «рамки» совещания, создаёт договорённость с участниками об их соблюдении и далее управляет ходом общения, в нужный момент помогая участникам заметить и зафиксировать важное мнение, вариант решения, ценный инсайт либо альтернативную точку зрения.

В завершение совещания модератор вместе с участниками подводит итоги и помогает осознать ценность групповой работы и достигнутых результатов.

Алмазный резец #7 – Придерживайтесь повестки

У совещания есть тема и цель, все остальные темы и разговоры о них — мимо цели. Задача модератора совещания — настойчиво и последовательно приглашать участников держаться повестки совещания, говорить по делу, без длинных предисловий, витиеватых пояснений и пространных оправданий.

Сторителлинг хорош, если он помогает подчеркнуть ключевую идею в рамках повестки. Все остальные истории лишь отвлекают и снижают эффективность работы на совещании.

Выведите слайд с пунктами повестки на экран, либо запишите их контрастным маркером на флипчарте, чтобы повестка визуально была доступна участникам в любой момент времени.

Если кто-либо из участников отклоняется от обсуждаемой темы, спокойно и вежливо напомните ему «Прошу извинить, сегодня мы обсуждаем [тема совещания], придерживайтесь, пожалуйста, повестки нашей встречи».

Алмазный резец #8 – Управляйте эмоциями

Бывает, что на совещаниях обсуждаются важные вопросы, эмоционально затрагивающие участников и вовлекающие их в активный процесс обмена мнениями.

В этот момент модератору важно следить за тем, чтобы накал эмоций не мешал участникам продолжать обсуждение важных вопросов в рамках повестки.

Исключите и пресекайте переход на личности, огульные обвинения и претензии. Это мешает процессу принятия решений и разрушает отношения между участниками, вредит командной сплочённости и крадёт энергию.

Если эмоции захлёстывают участников, и им становится сложно собой управлять, возьмите совещание на «ручное управление» — запретите говорить без Вашего разрешения, затем по очереди предоставляйте право говорить участникам, чьё мнение Вам важно услышать.

Алмазный резец #9 – Ведите протокол

На совещаниях, где принимаются решения, которые затем будут исполняться участниками в процессе совместной работы, ведение протокола необходимо.

Наличие протокола помогает избежать впоследствии разногласий из-за того, что сказанное на совещании было по-разному услышано, по-своему воспринято, по-другому интерпретировано.

Протокол нужен для того, чтобы после совещания разослать его всем участникам и предложить либо подтвердить решения, зафиксированные в протоколе, либо оспорить их.

Если от всех получено подтверждение, решение вступает в законную силу и исполняется в соответствии с договорённостями. Если есть возражения, их необходимо обсудить и совместно выработать ту формулировку решения, которая будет устраивать всех участников.

Алмазный резец #10 – Подведите итоги

Совещание — это важный элемент командной работы, и опытный модератор всегда не упустит возможность помочь команде осознать свою силу и мощь.

Подводя итоги, предложите участникам кратко высказаться, отвечая по очереди на три вопроса:

1. Чего мы сегодня вместе достигли?
2. Как нам сегодня вместе работалось?
3. С каким настроением я выхожу с совещания?

Такое осмысленное завершение совещания помогает участникам укрепиться в своей уверенности и увидеть, что совместная работа с соблюдением определённых правил и рамок, с заботой об эмоциональном климате взаимодействия даёт реальный результат и увеличивает тонус энергии.

Таким образом, выполняя эти рекомендации, Вы обеспечите максимальную эффективность процесса совещания, что позитивно скажется на качестве принимаемых решений и последующих действиях, ведущих к результатам.