Привет, друзья!
Мы продолжаем занятия по программе курса “Искусство точных поручений”, в котором исследуем возможности и преимущества владения развитыми навыками делегирования и тренируемся применять эти навыки в своей управленческой практике.
В первых двух занятиях Вы обнаружили, что для начала умного делегирования нужно взять управление собой в свои руки и преодолеть ряд старых привычек и страхов, мешающих начать передавать исполнительские функции сотрудникам, оставляя себе лишь управленческие функции.
Сегодня мы рассмотрим, какие именно задачи и функции можно передавать сотрудникам, а какие лучше оставить за собой. Для этого Вам понадобятся ясные критерии, по которым Вы будете оценивать задачи и функции, чтобы сделать выбор.
Для чего нужны эти критерии, и почему важно их определить? Дело в том, что если Вы будете выбирать задачи для делегирования по принципу “это мне нравится делать, поэтому оставлю это себе” или “это мне не нравится делать, поэтому передам-ка я это сотруднику”, то Вы очень быстро обнаружите, что занимаетесь понятной Вам и простой для Вас исполнительской работой, а все сложные и трудные для Вас управленческие функции передали подчинённым.
Можно, конечно, и так, но будьте готовы к тому, что в этом случае скоро Вам будут ставить задачи Ваши сотрудники.
Итак, критерии выбора задач для делегирования:
1. Важность задачи
Если результат выполнения задачи значительно влияет на достижение общей цели — это важная задача, не спешите её делегировать. Если задача не важная, её смело можно делегировать.
2. Срочность задачи
Если задача содержит условие соблюдения жёстких сроков и требует немедленного финального решения, её не стоит делегировать. Если задача не требует немедленных действий по её решению, и есть время на обучение, контроль и корректировку действий исполнителя, передавайте её.
3. Сложность задачи
Если задача требует уникальных знаний, опыта или специальных навыков, которыми кроме Вас никто больше не обладает, выполните её самостоятельно. Если сложность задачи допускает её выполнение сотрудниками с подходящей для этого квалификацией, задачу явно стоит делегировать.
4. Конфиденциальность задачи
Если задача предполагает использование информации, которая составляет коммерческую тайну или относится к персональным данным, либо затрагивает репутацию компании, не делегируйте эту задачу без особой причины. Если задача имеет общий характер и исполнитель не становится во время её выполнения носителем критически важной информации, эту задачу можно смело делегировать.
5. Масштаб задачи
Если задача относится к вопросам стратегии, управления изменениями или оценки результатов в масштабе всей компании или Вашего подразделения, оставьте задачу за собой. Если задача связана с тактическими и операционными вопросами, касается деятельности отдельных функций, либо улучшений бизнес-процессов в Вашем отделе, такую задачу можно делегировать.
Итак, мы рассмотрели пять критериев, применяя которые, Вам будет проще принять решение: стоит ли мне делегировать эту задачу или лучше выполнить её самому.
Помимо задач, Вы также можете делегировать целые функции, но это становится возможным, когда Вы уже убедились в способности Ваших сотрудников качественно и в срок выполнять поручаемые им отдельные задачи.
Делегирование функции означает, что Вы передаёте сотруднику некоторый участок работ, за который он теперь будет нести полную ответственность. Например, Вы можете передать функцию обработки входящих заявок клиентов сотруднику отдела продаж, и теперь за все входящие заявки он будет нести ответственность, его результат будет оцениваться по конверсии “число заявок / количество сделок”.
Или делегировать функцию проведения регулярных скидочных акций сотруднику отдела маркетинга — теперь её ответственность не за отдельные задачи, а за комплекс задач, составляющих в совокупности проведение акций.
Разумеется, не все функции стоит делегировать, нужно что-то и себе оставить, и вот что точно нужно оставлять за собой:
- Стратегическое планирование
- Определение и оценка рисков
- Формирование ценностей и культуры компании
- Принятие решений по финансам
- Управление изменениями
Эти функции составляют суть управленческой деятельности и ответственность за их выполнение лежит только на Вас.
– – –
Задание на сегодня:
1. Составьте перечень всех задач, которые сможете обнаружить мысленным взором, всё, что находится в сфере Вашего внимания. Разумеется, это задачи профессионального плана, личные задачи мы сейчас в расчёт не берём.
2. Проведите оценку задач, используйте критерии: Важность, Срочность, Сложность, Конфиденциальность, Масштаб.
3. Выделите задачи низкой важности, малой срочности, небольшой сложности, без требований к конфиденциальности, в масштабе Вашего подразделения.
4. Проверьте, не относятся ли они к стратегическому планированию, управлению рисками, формированию корпоративной культуры, управлению финансами, мониторингу продуктивности и внедрению изменений.
5. Напишите в общем чате о проделанной работе, полученном результате и Ваших впечатлениях, поддержите лайками и комментариями отчёты других участников курса.
