Привет, друзья!
Сегодня второй день занятий на курсе “Искусство точных поручений”, и мы продолжаем разговор о том, почему важно учиться грамотно передавать работу своим подчинённым, и как это может повлиять на результаты в значимых сферах Вашей жизни.
Ключевой вопрос сегодняшнего занятия: Какие задачи нужно делать в первую очередь и почему?
На этом занятии Вы узнаете:
- по каким критериям стоит отличать различные задачи друг от друга
- поймете, как приоритезация способствует достижению поставленных целей
- научитесь оценивать, какие задачи наиболее важны для Вас и команды
Вчера Вы составили перечень своих задач на день, и сегодня мы продолжим с ним работать.
Если список получился очень большим – прекрасно, Вы сделали максимально широкий обзор Вашей деятельности. Если задач в Вашем списке немного – вероятно, Вы уже умеете выделять главное и фокусируетесь на важных делах.
Сегодня мы рассмотрим этот список дел и проведём приоритезацию его пунктов.
Приоритезация – это выделение главного на фоне второстепенного. Невозможно делать все дела сразу, одновременно, даже если Вы потомок Юлия Цезаря)) Мы переходим от дела к делу, переключаемся между ними, даже если заявляем, что мы приверженцы многозадачности.
И наши силы, наш ресурс энергии небесконечен. Важно уделить главное внимание главным вещам, чтобы получить результаты именно в тех областях, которые наиболее важны для нас.
Тут возникает естественный вопрос: как отличить важное дело от неважного?
Очень просто: важное дело имеет отношение к Вашей цели, а неважное – нет.
Важное дело, если его не делать, или делать плохо, повлияет на достижение цели.
Неважное дело, если его не сделать, или сделать “на отвяжись”, ничего не изменит.
Именно поэтому, прежде чем перейти к делегированию, Вам стоит внимательно рассмотреть те дела, которыми Вы занимаетесь и “отметить” те из них, что вносят самый большой вклад в достижение цели. Эти дела нельзя доверить кому попало, и передача этих дел потребует особого внимания.
Кроме важных дел, есть ещё и срочные дела.
Какое дело мы называем “срочным”? То, которое требует немедленного действия, иначе достижение цели будет под угрозой. То, что часто называют “пожаром” – горит, беги, действуй безотлагательно, иначе последствия будут плачевными, дешевле сейчас подналечь и потушить, чем потом долго разбираться на пожарище.
Срочные дела конкурируют за наше внимание с важными делами, заставляя нас заниматься ими.
Срочные дела возникают часто неожиданно, и это часть ежедневной рутины, мы не можем исключить их совсем. Но мы можем предупредить их возникновение и уменьшить их количество. Это позволит нам меньше зависеть от постоянной срочности в действиях, меньше реагировать на внешние стимулы, и больше планировать свои действия из разряда важных.
Теперь о том, как распределить дела по приоритетам.
Конечно, высший приоритет у дел важных и срочных – ими нужно заниматься безотлагательно, потому что они важны для достижения цели. Как только пожары потушены, наступает время дел с высоким приоритетом – это дела с низкой срочностью, но большой важностью.
Это именно те дела, которые, если их делать вовремя, предупреждают появление новых пожаров и сверхсрочных дел. Профилактика, обучение, настройка процессов, построение отношений в команде, наставничество, развитие новых партнерских связей, работа над перспективными планами и проектами – всё это вроде бы не горит, но если этим не заняться вовремя, скоро придётся снова тушить пожары.
А что же с делами срочными, но неважными? У них тоже высокий приоритет, но, в отличие от дел важных/несрочных, Вам не обязательно заниматься ими самостоятельно. Эти дела требуют внимания, но мало связаны с Вашей целью. Следовательно, именно эти дела в первую очередь подлежат делегированию.
Что же касается дел неважных и несрочных, стоит подумать, как они вообще попали в Ваш план на день?)) Дела с низким приоритетом могут играть роль “буфера” между важными и срочными делами, но проверьте, действительно ли они помогают Вам восстановить силы и подготовиться к решению более сложных задач?
Практическое задание
- В файле “Список дел на день” перейдите на лист “День 2” и поразмышляйте над составленным Вами вчера перечнем дел:
– оцените каждое дело по критерию важности, выберите для него “Важное” или “Неважное”
– оцените каждое дело по критерию срочности, выберите для него “Срочное” или “Несрочное” - Напишите в чате участников, сколько в Вашем плане оказалось дел:
– с приоритетом “Высший”
– с приоритетом “Высокий”
– с приоритетом “Низкий” - Прочитайте отчёты других участников и поддержите их комментариями и реакциями.
