Друзья, привет!
Новый день на курсе “Искусство точных поручений”, и сегодня мы направим своё внимание на ключевой вопрос сегодняшнего занятия: Как повысить вероятность выполнения задачи?
На этом занятии Вы узнаете:
- что сделать, чтобы помочь сотруднику выполнить полученную задачу
- поймете, для чего нужно обозначать чёткие границы полномочий
- научитесь быстро определять, что требуется для выполнения задачи
Полномочия – это легитимное право принимать решения в зоне своей ответственности.
У руководителя есть полномочия принимать решения на уровне того подразделения, котором ему доверило управлять высшее руководство. Он несёт ответственность за результаты всего отдела/департамента/дивизиона, и может наделять частью полномочий своих сотрудников для выполнения определённой задачи.
Например, руководитель ставит сотруднику задачу в рамках проекта внедрения новой информационной системы по установке на компьютеры всех коллег ПО и обучению его использованию. Нужно получить в отделе ИТ доступ к установочному файлу, организовать дистанционную загрузку его на компьютеры сотрудников, провести установку ПО и провести обучение в формате вебинара с последующей сессией “вопросы и ответы”.
Для решения этой задачи сотруднику нужны дополнительные полномочия, чтобы связаться с отделом ИТ от имени своего отдела. И руководитель передаёт ему эти полномочия: “Ты можешь от моего имени связаться с руководителем отдела ИТ, чтобы договориться о получении доступа к файлу, установке ПО и проведении обучения”.
Теперь у сотрудника (на время выполнения этой задачи) есть небольшое “повышение в должности”: он представитель отдела, он может решать вопросы с руководителем другого отдела. Он наделён легитимным правом принимать решения в рамках этих полномочий, например, определять когда и куда будет направлено информационное письмо с данными для доступа, в какой последовательности будет установлено ПО на компьютеры сотрудников, когда и где будет проводиться обучение, как будут информироваться его участники и т.д.
Важно чётко очертить границы полномочий при передаче их сотруднику.
Это необходимо сделать, чтобы уберечь сотрудника от невольных ошибок, когда он, увлекшись своей новой ролью, захочет использовать своё “повышение” для решения каких-либо других задач.
Например, начнёт вести переговоры с руководителем ДИТ от имени “своего” отдела о замене старых мониторов на новые)) Это уже другая задача, и для её решения он не получал полномочий.
Как наделить сотрудника ограниченными полномочиями для успешного решения конкретной задачи?
Скажите ему, что он может делать, и чего не может, с кем и по каким вопросам он может вести переговоры, какие решения и в каком масштабе он может принимать. Чем чётче будет дана ему эта информация, тем меньше у него будет желания проявить ненужную в данный момент инициативу.
Пример: “Николай, поручаю тебе организовать переход нашего отдела на новое ПО. Для этого тебе нужно будет от моего имени договориться с начальником ДИТ (я его предупредил) об установке ПО на компьютеры наших коллег. Сделать всё нужно до конца этой недели. В рамках этой задачи ты можешь сам решать, как будет передан установочный файл, в каком порядке будет проводиться установка ПО, где и когда будет обучение. По всем остальным вопросам, если они возникнут, пожалуйста, обращайся ко мне”.
Разумеется, для того, чтобы дать сотруднику поручение с такой степенью детализации, Вам самому нужно ясно представлять, каким будет процесс, который Вы передаёте на исполнение сотруднику.
Поэтому, прежде чем, поставить задачу, будет полезно и для Вас, и для сотрудника, который затем получит от Вас задачу, смоделировать действия по задаче в виде схемы бизнес-процесса. Это можно сделать и от руки, и с помощью приложений для визуализации бизнес-процессов (Visio, Miro, Jamboard и их аналоги).
Прекрасно, если в Вашей компании об этом уже ранее кто-то позаботился, и все типовые бизнес-процессы уже описаны. Но если даже нет, Вы сможете “набросать” краткое описание и схему поручаемого процесса за несколько минут. Это время окупится сторицей, когда Вы получите ясность о границах передаваемых полномочий, что придаст энергии сотрудника нужное направление и избавит его (и Вас) от ненужных отклонений и ошибок.
Практическое задание:
- Вернитесь к списку задач, которые использовали вчера для упражнения по критериальной оценке, и выберите одну задачу из тех, что Вы отметили как подходящие для делегирования.
- Опишите последовательность действий по этой задаче, просто в виде списка действий: кто, что и когда делает – по шагам. Составьте (по желанию) схему действий по задаче в Visio или Miro.
- Просмотрите составленный список действий по задаче и проверьте, нет ли среди них действий, которые потребуют от сотрудника расширенных полномочий, например “коммуникация с руководителем другого отдела”, “выступление на общем собрании”, “переговоры с клиентом”.
- Если да, определите эти полномочия, их рамки и сроки, например: “Может сам решить, когда и как провести обучение, но в пределах общего срока на выполнение задачи”.
- Опубликуйте фразу, в которой Вы сообщаете сотруднику о временном расширении его полномочий, в чате участников курса. Поддержите других участников реакциями и комментариями.
