Добрый день, друзья!
Мы продолжаем занятия по программе курса “Искусство точных поручений”, и сегодня у нас четырнадцатое занятие.
На предыдущих занятиях этой недели Вы узнали, как может различаться степень готовности сотрудника к выполнению задачи, и как Вы можете “упаковать” задачу в соответствии с особенностями восприятия конкретного человека.
Сегодня мы поговорим о “технической” стороне постановки задачи, рассмотрим конкретные шаги, которые важно соблюсти, передавая задачу сотруднику. Это своего рода hard skills руководителя, инструмент, которым Вам стоит научиться владеть в любой ситуации.
Ключевой вопрос сегодняшнего занятия: Как четко формулировать задачи при делегировании?
На этом занятии Вы узнаете:
- как быстро и точно поставить задачу сотруднику, исключив ошибки понимания
- поймете, как наделить сотрудника необходимыми ему полномочиями и ресурсами
- научитесь ставить задачи по алгоритму, отработаете навык на практике
Для чего нужны алгоритмы? Алгоритмы помогают структурировать полезный навык, чтобы “встроить” его в свою практику максимально быстро.
Это своего рода “контейнер” для передачи полезного опыта.
Сначала Вы делаете новое для себя действие по шагам, “по бумажке”.
Затем Вы постепенно начинаете делать шаги самостоятельно и понимаете, почему они стоят именно в такой последовательности. Позже Вы уже действуете почти автоматически – навык встроен, он стал по-настоящему Вашим.
Алгоритм постановки задачи:
- Сообщите сотруднику, что конкретно ему нужно сделать
- Подчеркните, почему это важно, на что влияет результат
- Опишите последовательность шагов выполнения задачи
- Уточните требования к формату и качеству результата
- Дайте знать о требованиях к срокам выполнения задачи
- Скажите, какие ресурсы передаются для решения задачи
- Передайте полномочия необходимые для решения задачи
- Объясните, как будет контролироваться процесс и результат
- Проведите проверку понимания сотрудником задачи
- Произнесите вдохновляющее напутствие сотруднику
Пример: Задача по увеличению продуктивности на производстве
- Нужно увеличить продуктивность производственной линии на 10%
- Это важно для того, чтобы успеть выполнить вовремя крупный заказ, выполнение которого положительно повлияет на выручку и прибыль всего предприятия, в том числе и Вашу зарплату.
- Чтобы это сделать, нужно замерить уровень текущей производительности, затем произвести оптимизацию настройки оборудования производственной линии, после этого провести повторный замер производительности.
- Формат результата: линия стабильно в течение месяца держит новый уровень производительности, на 10% больше текущего.
- Эту задачу Вам нужно решить до конца следующей недели.
- Для её решения Вам передаются инструкции по настройке оборудования и выделяется в помощь технический персонал в количестве двух человек, а также двойная оплата сверхурочной работы.
- Также для решения этой задачи Вам передаются полномочия по распоряжению техническим персоналом, право нахождения на территории предприятия в нерабочее время, право самостоятельно принимать решения по изменению конфигурации настройки оборудования.
- Контроль процесса будет производиться в понедельник, в среду и пятницу в формате личных встреч с обсуждением прогресса и полученных результатов.
- Прошу повторить задачу вслух, чтобы я убедился, что я правильно донёс всю важную информацию (выслушать сотрудника и скорректировать понимание, если нужно).
- Желаю успеха в выполнении задачи, уверен в Вашей способности справиться с ней с превосходным качеством и в пределах нужного срока!
Практическое задание:
- Выберите одну из задач и поставьте её письменно воображаемому сотруднику, используя структуру алгоритма:
- Задача для оператора колл-центра по увеличению скорости обработки запросов клиентов на 20% в течение месяца
- Задача для сотрудника отдела продаж по увеличению отгрузок товара Х клиенту Y на 30% до конца текущего квартала
- Задача для системного администратора снизить время простоя компьютерной техники в офисе на 50% до конца года
- Выберите одну из задач, по которой у Вас получился самый удачный алгоритм, и опубликуйте задачу вместе с алгоритмом в чате группы.
- Поддержите других участников комментариями и реакциями на их отчёты.
